Denetimlerin Kilit Noktası: İSG Onaylı Defter Nasıl Tutulur, Hatalardan Nasıl Kaçınılır?

Giriş: Denetim Masasındaki İlk Belge: İşletmenizin “Kara Kutusu” Onaylı Defter

Bir an için Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı iş müfettişinin kapınızda belirdiği o anı hayal edin. Denetim süreci başlar ve müfettişin masanıza koymanızı istediği ilk evraklardan biri neredeyse her zaman aynıdır: “Onaylı Defterinizi görebilir miyim?”. İşte o an, bu defterin neden basit bir formaliteden çok daha fazlası olduğu net bir şekilde anlaşılır.

İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) dünyasında “Onaylı Defter” veya diğer adıyla “Tespit ve Öneri Defteri”, bir işletmenin İSG faaliyetlerinin resmi kaydı, yasal süreçlerdeki en güçlü savunma mekanizması ve işverenin iyi niyetinin en somut kanıtıdır. Doğru tutulduğunda, olası bir iş kazası sonrası hukuki süreçlerde işletmenizin adeta “kara kutusu” olur; yani olayların gelişimini ve alınan önlemleri tarafsızca kaydeden, değiştirilemez bir delil niteliği taşır. Aynı zamanda, sizi yasal risklere ve ağır idari para cezalarına karşı koruyan sağlam bir “zırh” görevi görür.

Ancak birçok işletme sahibi ve yönetici için bu defterin temini, onaylatılması, doldurulması ve takibi karmaşık ve stresli bir süreç gibi görünebilir. Bu rehber, “onaylı defter nedir?” sorusunun en temel tanımından başlayarak, tüm yasal süreçlerini, kimlerin sorumlu olduğunu, deftere nelerin nasıl yazılması gerektiğini ve sık yapılan hataların yasal sonuçlarını tüm detaylarıyla aydınlatmak için hazırlanmıştır. Amacımız, bu kritik belgeyi bir yük olarak görmekten çıkıp, onu proaktif bir güvenlik yönetim aracına ve işletmenizin en değerli koruyucusuna dönüştürmenize yardımcı olmaktır.

Bölüm 1: Onaylı Defter Nedir ve Neden İşletmeniz İçin Hayatidir?

Konunun derinliklerine inmeden önce, temel bir tanım yapmak ve bu defterin neden bu kadar kritik olduğunu anlamak esastır.

Net, Yasal Tanım

Mevzuat temelinde Onaylı Defter; “İşyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı tarafından yapılan tespit, tavsiye ve saha gözlemlerinin; işverenin ise bu tavsiyelere karşı aldığı önlemlerin veya almama gerekçelerinin kaydedildiği, seri numaralı, bir asıl iki kopyalı (otokopili) sayfalardan oluşan ve her işyeri için tek olan, kullanılmaya başlanmadan önce noter veya Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüklerince her sayfası mühürlenmiş resmi bir evraktır.”.

Bu tanım, defterin üç temel özelliğini ortaya koyar:

1. Resmiyet: Noter veya resmi kurum onayı ile hukuki bir kimlik kazanır.
2. Kayıt Sistemi: Üç nüshalı yapısı, kaydın taraflarca (işveren, iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi) saklanmasını sağlar.
3. İşyerine Özgü Olma: Her bir SGK sicil numarasına sahip işyeri için ayrı bir defter tutulması esastır.

Hayatî Öneminin 3 Temel Direği

Onaylı defterin önemi üç ana başlıkta toplanabilir:

1. Yasal Zorunluluk: Bu defteri bulundurmak ve düzenli tutmak bir tercih değil, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve bu kanuna dayanılarak çıkarılan İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği kapsamında net bir yasal zorunluluktur. İşyerinin çalışan sayısı veya tehlike sınıfı ne olursa olsun, bu yükümlülük tüm işyerleri için geçerlidir. Defterin olmaması, doğrudan kanuna aykırılık teşkil eder.
2. Kanıt Niteliği: Bir iş kazası veya meslek hastalığı sonrası açılacak idari ve adli soruşturmalarda, onaylı defter birincil delil olarak kabul edilir. Eksiksiz ve doğru doldurulmuş bir defter, işverenin üzerine düşen “gözetim ve denetim” yükümlülüğünü yerine getirdiğini, riskleri tespit ettirdiğini ve önlem alınması için gerekli adımları attığını ispatlar. Tersi durumda, boş, eksik veya hiç olmayan bir defter, işverenin ihmalini ve kusurunu peşinen kabul etmesi anlamına gelebilir.
3. İSG Hafızası ve Sürekli İyileştirme Aracı: Bu defter, işyerinizin İSG konusundaki geçmişidir. Belirli bir riskin ne zaman tespit edildiğini, hangi önlemlerin önerildiğini, bu önlemlerin alınıp alınmadığını ve sonuçlarını kronolojik olarak gösterir. Bu sayede, tekrar eden sorunları analiz etme, alınan önlemlerin etkinliğini ölçme ve gelecekteki İSG stratejilerini veriye dayalı olarak planlama imkanı sunar.

Bu üç temel direğin arkasındaki en kritik hukuki mekanizma ise şudur: “Onaylı deftere yazılan tespit ve öneriler işverene tebliğ edilmiş sayılır.”. Bu ifade, basit bir cümleden çok daha fazlasını barındırır. Yargıtay içtihatları da bu prensibi desteklemektedir; iş güvenliği uzmanı veya işyeri hekimi bir tespiti deftere yazdığı an, işverenin imzası olmasa dahi, işveren o riskten ve alınması gereken önlemden yasal olarak haberdar edilmiş kabul edilir. Bu durum, işverenin “haberim yoktu” veya “bana bildirilmedi” savunmasını tamamen ortadan kaldırır ve yasal sorumluluk sürecini o an itibarıyla başlatır. Dolayısıyla defter, pasif bir kayıt aracı değil, aktif bir hukuki bildirim ve tebligat kanalıdır.

Bölüm 2: Onaylı Defter Süreci: Temin, Onay ve Geçerlilik Adımları

Onaylı defter sürecini yönetmek, doğru adımlar izlendiğinde oldukça basittir. İşletme sahipleri ve yöneticileri için bu süreci dört pratik adımda özetleyebiliriz:

Adım 1: Defterin Temini

İSG Onaylı Defteri, genellikle kırtasiyelerde veya matbaalarda “Tespit ve Öneri Defteri” adıyla satılmaktadır. Defteri satın alırken dikkat etmeniz gereken en önemli özellikler, sayfalarının seri numaralı ve üç nüshalı (bir asıl, iki otokopili) olmasıdır. Bu yapı, yapılan kayıtların değiştirilemezliğini ve taraflarca birer kopyasının saklanabilmesini garanti altına alır.

Adım 2: Onaylatma Sorumluluğu: Bu Görev Kimin?

Mevzuat bu konuda çok nettir: Defterin temin edilmesi, onaylatılması, düzenli tutulması ve muhafaza edilmesinden doğrudan işveren veya işveren vekili sorumludur. Hizmet alınan Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimi (OSGB) bu süreçte rehberlik edebilir ve gerekli yönlendirmeleri yapabilir, ancak yasal yükümlülük ve nihai sorumluluk daima işverene aittir.

Adım 3: Onay Mercileri: Noter mi, Çalışma ve İş Kurumu mu?

Kanun, işverenlere defteri onaylatmak için iki resmi merci sunar: Noterler veya işyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlükleri (İŞKUR). Her iki seçeneğin de kendine özgü avantajları ve gereklilikleri vardır. Kararınızı kolaylaştırmak için pratik bir karşılaştırma tablosu hazırladık:

Onay Süreci Karşılaştırması: Hangi Yol Sizin İçin Daha Pratik?

Kriter	Noter Yoluyla Onay	Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğü Yoluyla Onay
Maliyet	Ücretlidir. Defter başına güncel noter masrafı ödenir.	Ücretsizdir.
Gerekli Evrak	Genellikle sadece işyerinin vergi numarası bilgisi yeterlidir. Süreç oldukça basittir.	Kapsamlı bir evrak listesi gerektirir: Başvuru dilekçesi, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi, İSG profesyonelleri ile yapılan sözleşmeler gibi belgeler istenir.
Süreç Hızı ve Karmaşıklığı	Çok hızlı ve basittir. Genellikle aynı gün içinde işlem tamamlanır.	Daha yavaş ve bürokratiktir. Firmanın İŞKUR kaydının olması veya yeni kayıt açılması gerekebilir. Evrakların eksiksiz olması kritik öneme sahiptir.
Kimin Gitmesi Gerekir?	Herhangi bir şirket personeli işlemi yürütebilir.	İşveren, işveren vekili veya noter onaylı vekaletnameye sahip bir kişinin şahsen başvurması zorunludur.
Anka Tek OSGB Tavsiyesi	Zamanın kısıtlı olduğu, acil durumlarda ve bürokratik işlemleri en aza indirmek isteyen işletmeler için en pratik çözümdür.	Maliyet avantajını önceleyen ve gerekli evrakları hazırlayıp süreci takip etmek için zaman ayırabilecek işletmeler için uygun bir alternatiftir.

Adım 4: Doğru Zamanlama: Defter Ne Zaman Onaylatılmalı?

Zamanlama, defterin yasal geçerliliği için hayati önem taşır. İki kritik an bulunmaktadır:

• İlk Kullanımdan Önce: İşyerinde İSG hizmetleri başladığında, defter içine ilk kayıt düşülmeden önce mutlaka onaylatılmış olmalıdır. Onaysız bir deftere yazılanların hukuki geçerliliği yoktur.
• Mevcut Defter Dolmadan Önce: Kullanımdaki defterin sayfaları bitmeden makul bir süre önce, yeni defterin temin edilip onaylatılması ve kullanıma hazır hale getirilmesi gerekir. Bu, kayıtların sürekliliğini sağlar ve denetimlerde veya acil durumlarda yasal bir boşluk oluşmasını engeller.

Bölüm 3: Sorumlulukların Net Dağılımı: Deftere Kim, Ne Yazar?

Onaylı defter, işveren ile İSG profesyonelleri arasında yaşayan, dinamik bir diyalog platformudur. Bu diyaloğun sağlıklı ve yasalara uygun yürümesi için tarafların rollerini ve sorumluluklarını net bir şekilde bilmesi gerekir.

İSG Profesyonellerinin Kalemi: Uzman ve Hekimin Tespit ve Tavsiye Sorumluluğu

İş Güvenliği Uzmanı ve İşyeri Hekimi, işyerindeki İSG faaliyetlerinin gözü ve kulağıdır. Onaylı defter ise onların resmi sesidir. Bu deftere şunları kaydetmekle yükümlüdürler :

• Tespit Edilen Riskler ve Uygunsuzluklar: Saha ziyaretleri sırasında gözlemlenen tüm tehlikeler, mevzuata aykırı durumlar ve riskler (örneğin, makine koruyucusunun olmaması, acil çıkış kapısının kilitli olması, kişisel koruyucu donanım kullanılmaması vb.) açık ve net bir dille yazılır.
• Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Tavsiyeleri: Tespit edilen her bir risk için alınması gereken önlemler somut olarak belirtilir. Mümkünse, tavsiyenin dayandığı kanun veya yönetmelik maddesine atıfta bulunmak (yasal dayanak göstermek), tavsiyenin ciddiyetini ve gerekliliğini pekiştirir.
• Önceki Tespitlerin Takibi: Bir önceki ziyarette yazılan uygunsuzlukların giderilip giderilmediği kontrol edilir ve sonucu deftere işlenir. “01.01.2024 tarihli tespitte belirtilen elektrik panosundaki eksikliğin giderildiği görülmüştür.” gibi olumlu geri bildirimler de kaydın bir parçasıdır.
• Diğer Önemli Hususlar: Verilen İSG eğitimlerinin özetleri, yaşanan ramak kala olaylar, yapılan acil durum tatbikatları gibi işyerindeki tüm önemli İSG faaliyetleri de deftere kaydedilebilir.

Her kayıt, mutlaka tarih atılarak ve ilgili profesyonel tarafından imzalanarak tamamlanmalıdır.

İşverenin Cevabı: “Okudum, İmzaladım” Neden Yeterli Değil?

İşverenin veya vekilinin rolü, tespitleri okuyup imzalamaktan çok daha öteye geçer. Onaylı defter bir monolog değil, bir diyalogdur ve işverenin bu diyaloğu tamamlaması kritik öneme sahiptir. İşverenin sorumluluğu üç aşamalıdır:

1. Oku ve İmzalayarak Tebellüğ Et: Uzman ve hekim tarafından yazılan her tespiti dikkatle okumalı ve imzalayarak yasal olarak tebellüğ ettiğini (teslim aldığını) belgelemelidir.
2. Aksiyon Al: Tespit edilen uygunsuzluğu gidermek için derhal gerekli çalışmaları başlatmalıdır.
3. Alınan Aksiyonu Deftere Kaydet: İşte en sık atlanan ve en kritik adım budur. İşveren, ilgili tespitin hemen altına, bu tespitle ilgili ne yaptığını, ne zaman yaptığını ve kimin sorumlu olduğunu yazmalıdır.

• Yanlış Uygulama: Uzmanın “Depo alanındaki forklift yolu ile yaya yolu ayrılmamıştır” tespitinin altına sadece “Okundu” yazıp imzalamak. Bu, hukuken “Riski gördüm, bildim ama hiçbir şey yapmadığımı da belgeledim” demekle eşdeğerdir.
• Doğru Uygulama: Aynı tespitin altına, “Belirtilen uygunsuzluğun giderilmesi amacıyla 15.11.2024 tarihinde zemin sarı şerit ile boyanarak forklift ve yaya yolu ayrılmış, uyarı levhaları asılmıştır. Uygulama Sorumlusu: Depo Müdürü Ahmet Yılmaz.” şeklinde bir cevap yazmak.

Bu “döngüyü kapatma” eylemi, işverenin sadece riskten haberdar olmadığını, aynı zamanda sorumluluğunu yerine getirerek önlem aldığını da kanıtlar. Bir soruşturma anında, sadece tespitlerin olduğu bir defter, işverenin aleyhine delil olurken; tespitlerin ve karşılığında alınan önlemlerin olduğu bir defter, işverenin en güçlü savunması haline gelir.

Bölüm 4: Sık Yapılan Hatalar ve Yasal Sonuçları: Proaktif Olmanın Değeri

Onaylı defter sürecindeki küçük ihmaller, denetimlerde veya bir kaza sonrasında büyük sorunlara yol açabilir. İşletmeleri yasal risk altına sokan en yaygın hatalar ve bu hataların potansiyel sonuçları şunlardır:

“Kaçınılması Gerekenler” Listesi

1. Hata 1: Defteri Hiç Bulundurmamak veya Onaylatmamak: Bu, en temel ve en kolay tespit edilen ihlaldir. Onaysız bir defter, hukuken boş bir kağıttan farksızdır.
2. Hata 2: Düzensiz Kayıt Tutmak: Deftere aylarca hiçbir şey yazılmaması, sadece denetim öncesi toplu kayıt girilmesi gibi durumlar, defterin amacına uygun kullanılmadığını gösterir. Bu durum, İSG hizmetlerinin düzenli olarak verilmediği algısı yaratır.
3. Hata 3: İşverenin Pasif Kalması: İşverenin, kendisine tebliğ edilen tespitleri okuyup imzalamaması veya daha kötüsü, imzalayıp hiçbir önlem almaması ve alınan önlemi deftere işlememesi. Bu durum, işverenin bilerek ve isteyerek riske göz yumduğu şeklinde yorumlanabilir.
4. Hata 4: Defterin Kaybolması veya İbraz Edilememesi: Defterin asıl nüshasının muhafazası işverenin sorumluluğundadır. Bir denetim sırasında “defter kayıp”, “bulamıyoruz” gibi mazeretler kabul edilmez ve defterin hiç tutulmadığı varsayımıyla işlem yapılır.

Yasal Sonuçlar: Cezadan Daha Fazlası

Bu hataların sonuçları sadece idari para cezalarıyla sınırlı değildir:

• İdari Para Cezaları (İPC): 6331 sayılı Kanun, yönetmeliklerde belirtilen yükümlülüklere uymayan işverenler için idari para cezaları öngörmektedir. Onaylı defterin hiç tutulmaması veya denetimde ibraz edilememesi, “sağlık ve güvenlik kayıtlarına ilişkin yükümlülüklere aykırılık” kapsamında değerlendirilebilir ve her yıl yeniden değerleme oranına göre güncellenen ciddi para cezalarına yol açabilir.
• İşin Durdurulması: İşyerinde hayati tehlike arz eden ve acil müdahale gerektiren bir durumun deftere yazılmasına rağmen işveren tarafından hiçbir önlem alınmaması, iş müfettişlerine işin bir kısmını veya tamamını durdurma yetkisi verebilir.
• Artan Hukuki ve Cezai Sorumluluk: En ağır sonuç budur. Ölümle veya yaralanmayla sonuçlanan bir iş kazasında, usulüne uygun tutulmamış bir onaylı defter, işverenin “bilinçli taksir” veya “olası kast” ile suçlanmasına zemin hazırlayabilir. Bu durum, çok daha yüksek tazminat davaları ve işveren veya vekilleri için hapis cezasıyla sonuçlanabilecek ceza davaları anlamına gelir. Unutmayın, doğru tutulmuş bir defter sizin zırhınızken, hatalı bir defter savcılığın iddianamesinin ilk sayfası olabilir.

Bu hatalardan kaçınmak ve yasal süreçleri eksiksiz yönetmek, işveren ile hizmet aldığı OSGB arasında kusursuz bir iletişim ve proaktif bir iş birliği gerektirir. Anka Tek OSGB olarak, dijital takip sistemlerimiz ve mevzuata hakim danışmanlarımızla bu sürecin her adımını sizin adınıza titizlikle yönetiyor, onaylı defterinizin her an denetime hazır olmasını sağlıyoruz. Sunduğumuz profesyonel ile yasal zırhınızı nasıl güçlendirdiğimizi keşfedin.

Sonuç: Onaylı Defter: Bir Yükümlülükten Öte, Güvenlik Kültürünün Temel Taşı

Özetle, İSG Onaylı Defteri, sayfaları arasında sadece tespit ve önerileri değil, bir işletmenin insan hayatına ve yasalara olan saygısını barındıran kritik bir belgedir. O, bir angarya değil, işletmenizin İSG konusundaki ciddiyetini ve iyi niyetini gösteren en değerli karnedir.

Doğru tutulan bir defter, sizi yalnızca potansiyel idari para cezalarından korumakla kalmaz, aynı zamanda işyerinizdeki riskleri sistematik olarak ortadan kaldırarak potansiyel iş kazalarından ve meslek hastalıklarından da koruyan canlı bir rehber görevi görür. O, işveren, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi arasındaki iş birliğinin en somut kanıtı, güvenli bir çalışma ortamı yaratma yolundaki ortak iradenin mührüdür.

İşletmenizin mevcut İSG uygulamaları veya onaylı defter süreçleriniz hakkında en ufak bir şüpheniz varsa, bu riski tek başınıza üstlenmeyin. Anka Tek OSGB’nin uzman ekibiyle bugün iletişime geçerek, işletmenizin yasal güvencesini sağlamlaştırmak için ilk adımı atın ve ücretsiz bir ön değerlendirme talep edin.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)